|
صفحه
اصلی
مقالات
مذاكره و فرايند آن در مبادلات تجاري
بروزرسانی :
پنج شنبه 5 اردیبهشت 1387
مذاكره و
فرايند آن در مبادلات تجاري
ما چه بخواهيم و چه نخواهيم به
هر حال يك مذاكره كننده هستيم . روزبه روز از تعداد افراديكه
حاضرند تصميماتي را كه بوسيله ديگران ديكته مي شود بپذيرند
كاسته مي شود.انسانها چه در كسب كار و چه در خانواده از طريق
مذاكره تصميم گيري مي نمايند . اگرچه مذاكره يك امر طبيعي است
ولي مذاكره موثر كار ساده اي نيست.
تعريف مذاكره : (Negotiate)
مذاكره وسيله اي است براي برقراري ارتباط سازمان يافته بين
مردم و سازمانهاي گوناگون اجتماعي جهت رسيدن به هدف و توافق .
مذاكره , گفتگو ي پيشرفته و هدف دار است در مذاكره فنون و
رموزي مورد استفاده قرار مي گيرد كه استفاده از آن برخي مي
توانند به توافق برسند و بعضي چنين توانائي را ندارند.
برقراري ارتباط در مذاكره:
برقراري ارتباط در مذاكره كار ساده اي نبوده حتي بين افراديكه
روابط نزديك و فعاليت مشترك دارند اگر آنچه را كه طرف مقابل مي
گويد نشنوند و يا درك نكنند و با سوء برداشت داشته باشد مذاكره
تداوم پيدا نخواهد كرد. بنابراين براي تداوم مذاكره رعايت نكات
ذيل ضروري مي باشد.
1- به طرف اجازه بدهيم خشم
خود را بيرون بريزد. وقتي كه به طرف مذاكره اجازه مي دهيد
ناراختي و خشم خود را بيرون بريزد بعدا مذاكره و گفتگو منطقي
تر مي شود. از اين رو بجاي قطع سخنراني هاي طرف مقابل يا ترك
جلسه مذاكره مي توانيد تصميم بگيريد كه خودتان را كنترل كنيد و
در جلسه اجازه بدهيد طرف مذاكره كننده ناراحتي خود را بيرون
بيرزد و مشكل خود را در ميان بگذارد.
2- فعالانه به سخن طرف گوش فرا
دهيد و آنچه را گفته مي شود ئرك كنيد. نياز به شنيدن امري عادي
است با اين وجود گوش دادن مشكل است زمانيكه انسان در طول
مذاكره زير فشار رواني و در حالت اضطراب باشيد شنيدن به شما
امكان مي دهد كه نظرات و ديدگاهاي طرف مقابل را درك كنيد . اگر
شما حتي به سخنان آنها توجه داشته باشيد ولي گاهي سخن آنان را
با اين قبيل جملات قطع كنيد كه آيا درست فهميدم كه شما گفتيد
....... در اين زمان طرف مقابل مي فهمد كه فقط به تكرار مكررات
نمي پردازد و احساس رضايت مي كند.كه به سخنانش گوش فرا مي دهند
ارزانترين امتيازي كه شما مي توانيد به ديگران در هنگام مذاكره
بدهيد اين است كه بدانند شما به سخنانشان گوش مي دهيد.
3- اركان مذاكره:
3-1 – جدا كردن اشخاص طرف
مذاكره از مسائل مورد مذاكره چون در مذاكره به برقراري ارتباط
صحيح و گفتگوي بدون تنش نياز داريم. 3-2- تمركز روي تامين
منافع به جاي پافشاري روي مواضع چون نيروي محركه مواضع , منافع
است منافع چند نوع است : منافع مشترك , منافع موازي و منافع
معارض در مورد مذاكره لازم است منافع مشترك را پيدا كنيم.
3-3-داشتن راه حل گوناگون براي مذاكره (Option) با راه حل هاي
گوناگون و حق انتخابهاي متنوع و سنجيده پشت ميز مذاكره بنشيند.
چون : - هر مساله فقط يك راه حل ندارد. - هر مساله مي تواند
چند راه حل داشته باشد. 3-4- پرهيز از استفاده از معيارهاي
ذهني و گرايش به استفاده از معيارهاي عيني. براي مسائل اقتصادي
و فني و صنعتي و مالي استانداردهاي مشخص پذيرفته مي شود و به
كارگيري آنها گام مهمي در راه استفاده از معيارهاي عيني در
مذاكره است.
4- صفات و ويژگيهاي مذاكره
كننده: - بردباري در برابر سخنان طرف مقابل - مديريت
زمان در طول جلسات مذاكره - انصاف و در نظر داشتن منافع مشروع
طرف مقابل - آگاهي كامل به موضوع مذاكره و اشراف به تمام جوانب
آن - احترام به تخصص و شخصيت اعضاي تيم خودي در مذاكره - جلب
مشاركت اعضاي خودي هيات در جلسه
5- فرايند مذاكره : مذاكره يك
فرايند است مانند هر فرايندي آغاز و پاياني دارد . فرايند
مذاكره با اقدامات و فعاليت هاي پيش از مذاكره آغاز و با
اقدامات و فعاليتهاي پس از مذاكره و اجراي توافق هاي بدست آمده
پايان مي يابد.
6- مراحل مذاكره , مراحل مذاكره
شامل سه مرحله است. 1- آمادگي Preparation 2- استقرار هدف
Establishment of objetive 3- گفتگوي روي در روي Face to face
discussion آمادگي براي مذاكره: آماده شدن براي مذاكره كار
ساده اي نيست و غالبا به زمان زيادي نياز دارد . كه در اين
خصوص اقدامات متعددي بايد صورت گيرد اشاره مي كنيم. 1- موقعيت
خود را بشناسيد . 2- موقعيت طرف مقابل را بخوبي شناسائي كنيد.
3- فبل از مذاكره استراتژي و تاكتيك خود را مشخص نمائيد. 4-
محدوده مذاكره خود را تعيين كنيد. 5- قلمرو رقابت خود را مشخص
كنيد. ( رقباي شما چه كساني هستند)
مشخص كردن محدوده مذاكره: در
مرحله پيش از مذاكره طرفين بايد بر روي محدوده يا مرز ها تصميم
بگيرند يعني دقيقا مشخص كنند تا كدام مرز يا سرحد امكان مذاكره
وجود دارد به طور كلي حد و فاصل يا محدوده اي كه در آن مي توان
به طرف مقابل امتياز داد عمل كند تا معامله جوش بخورد.
منطقه قرارداد (Agreement Zone)
قلمرو رقابت خود را بشناسيد. اغلب مذاكره كنندگان بدون توجه به
تاثير عامل رقابت , خود را براي مذاكره آماده مي كنند . منظور
از شناخت موقعيت خود آن است كه مذاكره كننده دقيقا از نقاط ضعف
يا قوت شركت خود آگاهي داشته باشد . و به عوامل عيني و واقعي
توجه داشته باشد. وضعيت طرف مقابل را شناسائي كنيد. درست به
همان اندازه كه شناسائي خواست ها و انتظارات شركت يا موسسه در
نتيجه مذاكرات مهم است همانقدر نيز اگاهي از خواست و انتظارات
طرف مقابل اهميت دارد. براي بدست آوردن منابع به منظور شناخت
هدفهاي طرف مقابل مي توان از بانكهاي بازرگاني , وابسته هاي با
زرگاني و شركتهاي حقوقي يا موسساتي كه خدمات مشورتي ارائه مي
دهند و يا از اطاقهاي بازرگاني و اتحاديه هاي تجاري استفاده
كرد. تنظيم استراتژي و تاكتيكها: هر شركتي موظف است كه
استراتژي مذاكرات خود را با توجه به عوامل زير تنظيم نمايد. 1-
اهداف شركت در مذاكراتي كه در آينده انجام خواهد گرفت. 2-
ميزان اطلاعات و معلوماتي كه درباره هدفهاي طرف ديگر در دست
است. 3- وضعبت طرف مقابل 4- وجود يا عدم وجود رقباي تجاري هر
استراتژي و تاكتيكي كه براي مذاكره انتخاب مي كنيد بايد به
اثرات درازمدت آن نيز فكر كنيد. استقرار هدف مذاكره : اهداف
مذاكره بايد صريحا قبل از مذاكره معين شده باشد و در غير
اينصورت مذاكره كننده در موقعيت ضعف قرار مي گيرد . عدم
اطمينان و سردرگمي در اهداف , مذاكره كننده را بسمتي سوق مي
دهد كه امتيازاتي را از دست بدهند. انعطاف پذيري از مشخصات
مذاكره خوب مي باشد بنابراين اهداف مذاكرات بايستي نقطه حداقل
يا حداكثر داشته باشند تا مذاكره كننده بتواند در محدوده آن
عمل كند . خريداري براي خريد دستگاهي وارد مذاكره مي شود بايد
قبل از آغاز مذاكره حد پايين و بالاي قيمت مور قبول خود را
تعيين كند. در هر صورت يك مذاكره كننده ماهر مي تواند حدس بزند
در چه شرايطي فروشنده قيمت خريد را كاهش مي دهد و در چه نقطه
اي روي پيشنهاد قبلي خود باقي مي ماند. بهتر است خريداران و
فروشندگان قبل از اينكه وارد مذاكره شوند بر سر موضوع مذاكره
به توافقاتي برسند و اين توافقنامه را بنويسند.
مراحل مذاكره روي در روي
(Face-Face discussion) از هنگاميكه مذاكره آغاز مي شود تا
زماني كه قرارداد نهائي منعقد مي گردد مراحل زير طي مي شود. -
روشن كردن موضوع يا تشريح خواسته ها - درك نقطه نظرهاي يكديگر
- جلب اعتماد طرف مقابل - قابل قبول بودن پيشنهاد ها - مصالحه
- امتياز دادن به طرف مقابل ابتدا مذاكره كنندگان نظرات و
خواسته هاي خود را به روشني بيان مي كنند و درصدد بر مي آيند
كه نظر موافق طرف مقابل را جلب نمايند. هرچه مذاكرات پيشرفت مي
كند دو طرف به هدف خود نزديك تر مي شوند و كم كم پي مي برند كه
بر روي بسياري از نكات مورد بحث تفاهم دارند . بدين ترتيب به
مراحل امتياز دهي و مصالحه وارد مي شوند و در اين مرحله طرفين
اختلافات خود را در مورد مسائلي كه قبلا حل نشده بود برطرف مي
كنند و با اعطاي امتياز به يكديگر مصالحه مي كنند. مرحله
پاياني مذاكره نتيجه نام دارد كه به شكل عقد قرارداد يا امضاء
موافقت نامه بين طرفين ظاهر مي شود.
تاكتيك هاي مذاكره (Negotiating
Tactics)مذاكره موضوع كاملا فني و در ارتباط با مسائل انساني
است نحوه بحث و گفتگو تعيين كننده نتيجه مذاكره است . بنابراين
مذاكره تحت تاثير شخصيت , انگيزه هاي شخصي , نقاط ضعف و قوت
افراد مذاكره كننده و مسائل روانشناسي قرار مي گيرد . در
مذاكره بايد از هر فرصت بدست آمده بنحوي مطلوب استفاده كرد .
رعايت نكات ذيل مي تواند در كسب امتيازات بيشتر موثر باشد. -
با توجه به تاثير فاكتورهاي روانشناسي سعي كنيد از فروشنده
دعوت بعمل آوريد به محل كار شما بيايد.اين امر بطور ضمني مويد
اين است كه شما هدايت جلسه را در دست خواهيد داشت . رهبر تيم
مذاكره خودتان را در صدر ميز بنشانيد و سعي كنيد افراد تيم
مقابل بطور پراكنده بنشينند. - اجازه دهيد ابتدا فروشنده نظر
خود را در مورد كاهش قيمت ابراز نمايد چنانچه بتوانيد خود را
كنترل كنيد و حرف وي را قطع نكنيد ممكن است فروشندگان خودشان
امتيازاتي را بدهند كه هرگز انتظارش را نمي داديد. - وقتي نوبت
شما رسيد كه صحبت كنيد روي ارقام و حقايق تامل نكنيد و هرگز
وسط جلسه افراد خود را به دنبال اطلاعات مهم و حياتي نفرستيد .
كمي اطلاعات و اطمينان شما را در وضعيت ضعيف تر قرار مي دهد. -
سعي كنيد عكس العمل هاي احساسي نسبت به فروشندگان نداشته باشيد
يا در بحث هاي فيمابين احساساتي نشويد در غير اينصورت مانع
ادامه مذاكرات خواهيد شد . افراديكه گرفتار غرور و عصبانيت در
روابط باشند معمولا در پايان مذاكره بيش از آنچه قصدش را داشته
به طرف مقابل امتياز خواهد داد. - درك زبان اشاره مي تواند
وسيله موثري در شناخت نيازهاي انگيزشي رقيب مذاكره تان باشد. -
در مذاكره يك يا چند نفري از طرف مقابل كه مشابه فكر مي كنند
را شناسائي كرده و آنها را به حرف بكشيد و بعد در طول مذاكره
با قدرت دادن و زيبا كردن نقل گفته هايشان آنها را از طرف
مقابل جدا كنيد و به طرف خود منتقل سازيد . اگر در طول مذاكره
اين اقدام به طرز ظريفي به طور مداوم انجام شود به مرور از
افراد طرف مقابل كاشته و به طرف شما اضافه مي شود.
|
